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每日善知識

善用電子郵件
王先生服務的公司近期實施了人事異動。他被調派到業務比較繁忙的單位，擔負著與客戶交涉及訂定契約的重要工作。才剛到新的環境不久，卻已有許多工作紛飛而來。
儘管他非常緊張，但是他都會小心翼翼、戰戰兢兢的去對應。然而，一些意想不到的狀況還是發生了。原本，與客戶往來的電子郵件，應以ＣＣ(密件) 的方式傳送給主管共有。但是，因疏忽而忽略了此步驟，而使得主管必須參與簽定契約日期的重要調整事件，出現了狀況。雖然在事後，已找主管商量日期調整事宜，但是，主管與客戶的狀況時時刻刻在改變，雙方的時間總是無法調整好，最後使得攸關業績的交易，因此而失去了。
因為自己的一時疏忽，而造成這個失誤，王先生再次的對於資訊共有的重要性，有了新的認知。此後，他將應該共有的資訊內容，均以ＣＣ的方式傳送給相關人員。回信時也相同，徹底執行資訊共有的要務。
郵件資訊的共有，應依郵件的內容，適時提供給相關人員。不適當的轉送，也會造成他人的麻煩。當有此疑慮時，何不仿與當事人先確認之後，再決定是否與之共享。
現代的上班族，凡事仰賴電腦，已是與電腦無法分割的時代了。讓我們再次重新學習發送郵件時，該有的基本知識，讓電腦充分發揮應有的輔助功能，使工作事半功倍，效率品質不斷提升。
【每日一得】妥善分享必要的資訊，以利提升工作效率。